Politique de confidentialité

Avis concernant vos renseignements personnels

Quoi ?

Dans le cadre de nos activités, nous recueillons des renseignements sur votre identité, sur l’identité des membres de votre famille ainsi que des renseignements financiers.

Comment ?

Lorsque vous avez recours à nos services, naviguez sur notre site Web ou communiquez avec nous, nous recueillons certains renseignements qui vous concernent, par exemple, lors de l’ouverture d’un dossier auprès de notre étude.

Pourquoi ?

Pour exécuter les mandats que vous nous confiez, pour mieux vous servir et répondre à vos questions.

Où ?

Nous sommes situés au Québec.

Qui d’autre ?

Des fournisseurs qui nous aident à traiter des paiements ou à documenter certaines de vos transactions auront accès à certains renseignements.

Quels sont vos droits ?

Vous avez plusieurs droits, par exemple, le droit de demander l’accès ou la rectification de ces renseignements en nous écrivant à l’adresse :
privacy@patenaude.law

 

Votre consentement

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels après avoir été avisé de ce qui précède, nous présumons que vous acceptez que ces renseignements soient traités de la manière décrite dans cette politique. Dans certains cas, nous vous demanderons d’exprimer votre accord au moyen d’un geste positif.

Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps, mais cela pourrait nous empêcher de vous servir.

 

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 3 octobre 2023

Chez Patenaude Law nous comprenons l’importance que vous accordez à la protection de votre vie privée et nous nous engageons à préserver la confidentialité des renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet.
Cette politique vous concerne. Elle décrit la manière dont nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels. Elle explique aussi comment vous pouvez demander accès à ces renseignements ou les faire rectifier, lorsque cela est nécessaire.

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels après avoir été avisé de ce qui précède, nous présumons que vous acceptez que ces renseignements soient traités de la manière décrite dans cette politique. Dans certains cas, nous vous demanderons d’exprimer votre accord au moyen d’un geste positif.

  • Qu’entend-on par « renseignement personnel »?

Un renseignement personnel peut, à lui seul ou avec d’autres informations, permettre de vous identifier.

  • Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

En tant qu’officier public, le notaire ou l’avocat est appelé à recueillir et utiliser des renseignements personnels vous concernant. Nous les recueillons soit directement auprès de vous, soit à partir de base de données officielles, soit auprès d’un tiers autorisé à fournir vos renseignements.

  • Quels renseignements personnels recueillons-nous et pourquoi?

Nous ne recueillons que les renseignements personnels dont nous avons besoin afin de fournir nos services. Voici les renseignements que nous recueillons et à quelles fins :

  1. Renseignements sur votre identité
    1. Lesquels?
      1. Nom
      2. Prénom
      3. Adresse postale
      4. Pièces d’identité
      5. Adresse courriel
    2. Pourquoi?
      1. Gérer les dossiers qui nous sont confiés.
      2. Garantir la sécurité juridique des transactions dont nous assurons l’authenticité ainsi que
  2. Renseignements financiers
    1. Lesquels?
      1. Information relative à un mode de paiement
      2. Adresse de facturation
      3. Historique de transactions
    2. Pourquoi?
      1. Finaliser vos transactions
      2. Traiter l’information relative à votre mode paiement, avec l’aide d’un fournisseur de paiement tiers
  3. De manière générale
    1. Nous devons parfois utiliser vos renseignements personnels pour :

      1. Respecter nos obligations légales et déontologiques
      2. Prévenir les cybermenaces, la fraude et les erreurs
      3. Répondre aux demandes, mandats et ordonnances des tribunaux et autres organismes
      4. Protéger vos droits et intérêts ainsi que les nôtres
      5. Collaborer dans le cadre de poursuites judiciaires ou enquêtes

Si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels pour une raison incompatible avec celles décrites dans cette politique, nous obtiendrons votre consentement avant de le faire.

  • À qui communiquons-nous vos renseignements personnels?

Nous pourrions communiquer vos renseignements personnels dans les cas suivants :

  1. Services publics et institutions notariales 
    1. Conservent des copies d’actes et leurs métadonnées dans le cadre de l’enregistrement électronique
    2. Inscrivent vos données dans les registres centraux (p. ex. Registre des dispositions testamentaires, Registre des mandats de protection, Registre des droits réels et personnels mobiliers, Registraire des entreprises du Québec)
  2. Autres notaires, avocats, comptables, parajuristes et institutions financières impliqués dans votre dossier
    1. Nous aident à mieux vous servir et à mener à bien votre dossier.
  3. Autres destinataires
    1. Gèrent et assurent la continuité des dossiers tels que les fournisseurs de logiciels de gestion de dossiers et d’intelligence d’affaires.
  • Nous pourrions communiquer vos renseignements personnels en cas de fraude réelle ou présumée

En cas de soupçon de fraude, nous pourrions communiquer vos renseignements personnels avec les autorités.

  • Nous pourrions communiquer vos renseignements personnels dans certaines circonstances

Dans des cas exceptionnels, nous pourrions communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement :

    • si la loi nous oblige à le faire. Par exemple, si nous recevons une ordonnance d’un tribunal de communiquer vos renseignements personnels ou commerciaux.
    • s’il est impossible d’obtenir votre consentement et que la loi nous permet de communiquer vos renseignements personnels.
    • Si notre étude venait à fusionner avec une autre société, à vendre la totalité ou une partie de ses actifs à une autre société ou si notre étude devait faire l’objet d’un financement, les renseignements personnels en sa possession pourraient être communiqués à la société fusionnante, à la société acheteuse ou à la société prêteuse, selon le cas.
    • dans le cadre d’un processus de recouvrement d’une dette que vous avez envers nous.

  • Où vos renseignements sont-ils situés?

Vos renseignements personnels sont actuellement hébergés au Canada.

  • Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Mesures

Nous avons mis en place des mesures de protection physiques, administratives et techniques pour protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous détenons, notamment pour prévenir les accès non autorisés.
Par ailleurs, lorsque vous procédez à une transaction auprès de nous, les informations relatives à votre mode paiement sont véhiculées par une méthode sécurisée tout au long du traitement de la transaction.

Limitation des accès

Seul le personnel autorisé et qualifié ayant besoin de consulter vos renseignements personnels dans l’exercice de ses fonctions y a accès. De plus, les comptes employés et l’accès aux serveurs sont soumis à la double authentification. Ils sont tenus de respecter la loi et les exigences de notre étude en matière de protection des renseignements personnels. Ils doivent réaliser le traitement de ces renseignements aux seules fins mentionnées plus haut. 

Avertissement

Bien que nous prenions des mesures de sécurité afin de prévenir tout accès non autorisé à vos renseignements personnels, aucune mesure de sécurité n’est absolue ou entièrement garantie. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée (par exemple, si vous pensez que la sécurité des renseignements que vous nous avez fournis a été compromise), veuillez nous contacter immédiatement à l’adresse indiquée dans la section « Comment nous contacter? »

  • Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous ne conserverons vos renseignements personnels que pour le temps nécessaire pour satisfaire aux fins décrites dans cette politique, pour nous conformer à nos obligations légales et déontologiques, régler les différends et conclure des ententes avec nos clients, le tout, suivant les règles de notre calendrier de conservation des documents. Par la suite, les renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire et confidentielle.

Sous réserve de ce que la loi prévoit, vous pouvez en tout temps demander la rectification ou la suppression de renseignements inexacts ou périmés.

  • Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?

Accès, rectification et suppression 

Vous pouvez accéder aux renseignements personnels vous concernant et en la possession de notre étude. Vous pouvez demander une rectification ou une mise à jour de ceux-ci si cela était nécessaire.

Vous pouvez aussi demander la suppression d’un renseignement périmé ou non justifié, ou formuler par écrit des commentaires, sous réserve de nos obligations légales.

Retrait de votre consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à ce que notre étude utilise ou communique vos renseignements personnels, et ce, en tout temps. 

Vous devez être conscient que le retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels ou de certains de ceux-ci pourrait entraîner, dans certains cas, l’impossibilité pour notre étude d’effectuer une transaction, un retour, ou encore de vous fournir un ou plusieurs services.

 

Pour exercer vos droits, écrivez-nous à l’adresse privacy@patenaude.law  (voir la section « Comment nous contacter » pour d’autres options). Vous pouvez accéder aux renseignements personnels vous concernant et étant en la possession de notre étude. Vous pouvez aussi demander une rectification ou une mise-à-jour de ceux-ci si cela était nécessaire.

Pour en savoir plus sur les droits que vous confèrent les lois québécoises qui protègent votre vie privée, consultez les liens suivants : Québec.

  • Comment nous contacter?

Pour toutes questions relatives à la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à privacy@patenaude.law ou à l’adresse suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels 

Patenaude Law

500, Place d’Armes, bureau 2800

Montréal, Québec, H2Y 2W2

514 289-8237

  • Pouvons-nous mettre à jour cette Politique de confidentialité?

Comme les préoccupations en matière de protection des renseignements personnels, les pratiques d’affaires et la loi évoluent constamment, nous pourrions devoir modifier la présente politique. Si nous y apportons des changements importants, nous en ferons l’annonce en diffusant un avis de mise à jour de la Politique de confidentialité et par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.
Si notre Politique de confidentialité a changé, c’est la version la plus récente qui s’appliquera à vous.